Das A und O, wenn man gelungene Events veranstalten möchte, ist seine Planung. Denn egal, ob eine Gala, ein Firmenjubiläum oder eine Hochzeit organisiert wird: Vor- und Nachbereitung nehmen entscheidende Bedeutung ein. Dabei ist zunächst zu klären, um welche Art der Veranstaltung es sich handelt. Stehen Hintergrund und Credo fest, kann der Fokus auf Ort und Zeitpunkt gelegt werden.

Planungsphase frühzeitig einläuten

Um eine perfekte Planung auf den Weg zu bringen, wenn man Events veranstalten möchte, sollte im Vorfeld geklärt werden, wer Organisationsaufgaben in welchem Bereich übernimmt. Helfen kann in diesem Fall ein Übersichtsplan, der als schriftliche Grundlage gilt. Er sollte verpflichtend sein und die involvierten Personen animieren, möglichst früh in die Planungsphase einzusteigen. Wer zu spät reagiert, muss nehmen, was übrig bleibt. Und meist mit einer mittelmäßigen Veranstaltung vorliebnehmen.

Kostenrahmen bestimmen

Wenn man Events veranstalten und planen möchte, ist die Kostenplanung von entscheidender Relevanz. Wie viel Geld steht für das Event zur Verfügung? Ist eventuell mit Einnahmen oder gar einem Gewinn zu rechnen? Wie viel Geld verschlingt das Drumherum? Wie viel Gage verlangen die engagierten Unterhalter, wie etwa eine Live-Band oder ein DJ? Jene Fragen sind elementar für den Kostenrahmen, der nicht gesprengt werden sollte. Übersteigen die Kosten das Budget, sollte die Komponente Sponsoring kein Tabu sein.

Datum festlegen

Die Festlegung auf einen Tag und einen Ort hängt von der Art der Zusammenkunft ab. Eine Hochzeit wird man kaum in den Winter legen, eine Firmenfeier auf der Eisbahn schon. Darüber hinaus ist auf die Anzahl der Teilnehmer zu achten, auf die bestehenden Verpflegungsmöglichkeiten und die Dienstleistungsinfrastruktur. Auch die Frage nach Übernachtungsmöglichkeiten kann unter Umständen eine Rolle spielen. Genauso wie die Frage nach (störenden) Parallelveranstaltungen.

Details abklären

Anschließend geht es an das Finetuning, sprich an die Detailplanung. Demzufolge ist ein Caterer auszuwählen, Technik zu ordern und Dekoration auszusuchen. All dies gehört zu den wichtigen Segmenten, wenn man Events veranstalten möchte. Zudem sind Transportmöglichkeiten zu eruieren. Eventuell muss ein Fotograf und/oder Gastredner gebucht werden. Bei Großevents ist über eine Einlasskontrolle beziehungsweise über eine Security nachzudenken.

Werbung organisieren

Soll über den üblichen Rahmen hinaus Werbung für die Veranstaltung gemacht werden, ist das Thema Marketing zu fokussieren. Wo mit wem über welchen Kanal geworben wird, hängt vom Charakter des Projekts ab. In einigen Fällen ist Werbung per Mail sinnvoll, in anderen eventuell das Verteilen von Flyern oder das Platzieren von Plakaten an ausgesuchten Stellen.

Nachbereitung nicht vergessen

Am Tag der Veranstaltung empfiehlt es sich, frühzeitig vor Ort zu sein, um ein letztes Mal die Rahmenbedingungen zu prüfen. Ist alles im grünen Bereich, kann es losgehen. Doch nicht vergessen: Die Nachbereitung des Events ist ebenso wichtig wie seine Vorbereitung. Dazu gehören eine Analyse des Geschehens sowie das Feedback der Gäste.

Wenn Sie weitere Informationen zu Veranstaltungen wünschen, gehen Sie auf Seiten wie beispielsweise vom Kaiserhof.

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