Eine Tagung bzw. eine Veranstaltung zu planen, bringt verschiedenste Herausforderungen mit sich. Es gilt nicht nur auf die Themen zu achten und diese im Vorfeld durch Inhalte und passende Sprecher vorzubereiten, denn insbesondere die Suche nach einer passenden Location kann sich als sehr schwierig und zeitaufwendig erweisen. Ein passender Tagungsraum ist jedoch absolut hilfreich, denn dieser trägt nicht selten einen erheblichen Teil zum Gelingen eines Events bei.
Der Tagungsraum und seine Größe
Bevor die Suche nach passenden Räumlichkeiten beginnt, sollte auf die eigene Planung geachtet werden, denn es gilt festzulegen, welche Personenanzahl zum geplanten Event kommen wird. Anhand dieser Größe kann in der Folge der passende Tagungsraum gesucht werden, denn es sollte stets ausreichend Platz für alle Teilnehmer vorhanden sein. Doch nicht nur die Größe des Raumes wird durch die Anzahl der Personen beeinflusst, denn gleichermaßen gilt es auf die vorhandenen Sanitäranlagen oder auf die angebotenen Sitzgelegenheiten zu achten, so dass ein entsprechend überzeugendes Angebot in den jeweiligen Bereichen geboten werden kann.
Auf das Raumklima achten
Wird ein Tagungsraum von zum Beispiel dem Haus Shiraz im Golzheimer Hof genutzt, so gilt es aufgrund der vorhandenen Teilnehmerzahl darauf zu achten, dass das Raumklima beeinflusst werden kann. Im Sommer können beispielsweise Jalousien sehr wichtig sein, um die Sonneneinstrahlung regulieren zu können. In der Folge führt dies dazu, dass die Temperatur angepasst werden kann, so dass sich alle Teilnehmer einer Tagung gut fühlen werden. Die Frage nach einer Klimaanlage, welche für den Raum regelbar ist, oder aber nach der Raumluftfeuchte ist ebenfalls wichtig, denn auf diese Art und Weise kann sowohl im Winter wie auch im Sommer ein angenehmes Klima im Raum geschaffen werden, bei dem sich alle anwesenden Personen gut aufgehoben fühlen werden.
Die Frage der Verpflegung muss beachtet werden
Räumlichkeiten, welche für eine Tagung genutzt werden, sollten einige Optionen bieten, um die Teilnehmer bewirten zu können. Gleich ob ganztägige oder halbtägige Veranstaltung – Getränke, Snacks oder ein Mittagessen können nicht nur die Stimmung der anwesenden Personen aufheitern, sondern vielmehr gehört es zum guten Ton, sich um das leibliche Wohl der Teilnehmer zu kümmern. Wird nach entsprechenden Räumlichkeiten Ausschau gehalten, sollte geprüft werden, ob einerseits im Raum Abstellflächen für Getränke oder kleine Snacks vorhanden sind, und ob außerdem zum Beispiel ein Buffet angeboten werden kann. Ein Plus bei der Suche nach der überzeugenden Räumlichkeit kann diesbezüglich ein angeschlossenes Restaurant sein, in dem unterschiedlichste Speisen und Getränke angeboten werden können.
Neben diesen wichtigen Punkten sollte in der Planung einer Tagung darauf geachtet werden, dass die ausgewählte Location für alle Teilnehmer schnell und unkompliziert zu erreichen ist. Neben ausreichend Parkplätzen ist unter anderem ein sehr guter Anschluss an den Öffentlichen Nahverkehr als großes Plus einer Tagungs-Location zu werten.
